• @Odbor - technicky má oprávnění mazat
  • @ALL má oprávnění číst
  • @Celostatni forum má oprávnění nahrávat
  • @Registrovani priznivci má oprávnění nahrávat

Aplikace pro Finanční odbor

Aplikace by měla umožňovat sestavování a autorizované změny rozpočtů, vedení evidence příjmů a výdajů, určení hospodářů. Měla by být pokud možno samostatná, závislá jen na webovém prostředí a použité databázi. Pro určování přístupových oprávnění by měla používat společný systém, jako pro web, fórum a další systémy strany.

Pracovní vlákno s diskusí je zde

Hospodáři

  1. Každá organizační jednotka strany má určeného hospodáře, kterým je vedoucí odboru, předseda (sdružení, strany), garant, ale může si určit další hospodáře. Aby se zajistilo, že žádosti o proplacení budou podávány jen s vědomím hospodářů, je třeba vytvořit seznam hospodářů, do kterého bude mít právo zápisu a změn pouze vedoucí nebo pověřený člen FO.
  2. Každý hospodář bude mít vlastní seznam rozpočtových kapitol a položek, ze kterých může žádat o proplacení, nebo již podané žádosti dodatečně autorizovat. Odejmutím oprávnění hospodáři, nebo jeho výmazem ze seznamu, nesmí být dotčeny již podané ani proplacené žádosti.

    Vysvětlivka:
    1. ledna je Franta hospodářem MO a podá oprávněně žádost o proplacení. 3. ledna rezignuje, ale žádost ještě není vyřízena a při jejím vyřizování aplikace nesmí hlásit, že je neplatný hospodář.

Rozpočty

  1. Pro rozpočty jsem vytvořil návrh číselníku. Ten by měl zajistit, že kapitoly i položky budou jednoznačně identifikovatelné a podle skupin číslic půjde snadno „z hlavy“ i strojově rozlišovat jednotlivé části rozpočtu.
  2. Důležité je, aby při sestavování a změnách rozpočtu bylo opět co nejméně textových dat. Například i názvy kapitol by se měly nějak sjednotit.

    Vysvětlivka:
    jeden kraj si položku pojmenuje „Výdaje na volby“ a jiný „Volební výdaje“. To není dobré. IMHO by bylo proveditelné, aby názvy kapitol i položek byly v samostatné tabulce a tvůrce rozpočtu si pouze vybíral z nabídky. Názvy by buď na žádost vytvořil FO, nebo by ji alespoň měl „schválit“ nějakým checkboxem.

  3. Dalším důležitým prvkem rozpočtů je, aby kapitoly automaticky sčítaly hodnoty vnořených položek.

    Vysvětlivka:
    kapitola „Příjmy KS Praha“ musí sečíst plán i skutečnost všech rozpočtových položek, např. „Dary“, Dary na volby“, „Převod z minulého roku“ atd.

  4. Rozpočet musí zobrazovat jak plán, tak skutečné plnění, a to v příjmech (příjmy z banky) i ve výdajích (proplacené žádosti).
  5. Každá výdajová položka musí mít odkaz na příjmovou položku, ze které čerpá. Mohou nastat případy, kdy jedna výdajová položka čerpá z více příjmových položek, nebo více výdajových položek má společný zdroj v jediné příjmové položce.

    Příklady:

    Výdajová položka „Nákup vybavení“ čerpá z příjmových položek „Dary“, „Podíl z členských příspěvků“, „Převod prostředků z minulého roku“ a „Rezerva předsednictva“

    Výdajové položky „Nákup vybavení“ a “„Provozní výdaje“ čerpají z příjmové položky „Dary“.

  6. U položek, kde je nastaven plán na nulu (zdrojem jsou účelově vázané dary, dotace, příspěvky státu nebo obcí), musí být možné čerpat jen do skutečné výše příjmů a možnost čerpání se upravuje automaticky (bez nutnosti rozpočtového dodatku).
  7. Rozpočtové položky musí umožňovat rozpočtové změny a každá takováto změna musí být evidována (datum změny, původní a nová částka, odkaz na hlasování). Změny může provádět Finanční obor, nebo příslušný hospodář položky. Změny mohou být v podstatě trojího druhu:
    • navýšení
    • snížení (až na nulu)
    • přesun z jedné do druhé položky

      Vysvětlivka: při přesunu by měl formulář provést obě změny na jedno odeslání.

  8. Nově vytvořenou položku musí potvrdit (zaregistrovat) vedoucí Finančního odboru. Do té doby nesmí být možné z výdajových položek žádat o proplacení a u příjmových položek nesmí být možnost připisovat k ní příjmy.
  9. Finanční odbor musí mít možnost kapitoly a položky přejmenovat a připojovat k nim textové poznámky.

Žádosti o proplacení

  1. Žádost o proplacení se bude podávat pouze z výdajové rozpočtové položky. Právo podat žádost bude mít libovolný člen organizační jednotky a všichni hospodáři této jednotky.

    Vysvětlivka:
    Pokud bude nutné, aby např. žádost za KS Praha podával člen KS Olomouc, musí ho KS Praha pověřit hospodařením s jednou nebo více výdajovými položkami KS Praha.

  2. Žádost musí obsahovat (povinná pole jsou tučně, automatická pole kurzívou)
    • Organizační složku, která o proplacení žádá
    • Spisovou značku
    • Kód výdajové položky (vyplní se automaticky)
    • Datum podání
    • Jméno podavatele (aktuálně přihlášený uživatel)
    • Jméno hospodáře (výběr z nabídky)
    • Odkaz na souhlas (hlasování), pokud je nutný
    • Slovní popis účelu platby
    • Typ žádosti (výběr z nabídky: záloha, cestovné, běžná platba)
    • Volbu druhu platebního styku (tuzemský, EU, mimo EU)
      • CZ:
        • Částku v Kč
        • Číslo účtu (kontrolovat na formální správnost čísla účtu modulo10, modulo11)
        • Kód banky (kontrolovat na existenci kódu banky)
        • Variabilní symbol (max. 10 míst, pouze číslice)
        • Konstantní symbol (max. 4 místa, doplňovat levé nuly)
        • Specifický symbol (max. 10 míst, pouze číslice)
      • EU
        • Částku v EUR (pokud bude vyplněna, není třeba vyplňovat částku v Kč)
        • SWIFT kód
        • BIC kód
        • Název příjemce
        • Zemi příjemce
      • Mimo EU
        • ???
    • Doklad(y) v elektronické podobě musí být přímo zobrazitelné, tedy obrázky a PDF. Musí být možnost uploadu i více dokladů.

      Vysvětlivky:
      Doklad bude povinný, pokud nepůjde o zálohu nebo cestovné, ale i tak musí být možné nějaký doklad připojit. U bežné platby bude doklad povinný.

    • Příjemce peněz (slovně vyplnit jméno osoby nebo název firmy)
    • Textové pole pro vložení poznámky žadatele
    • Souhlas hospodáře (pokud žádost vyplnil někdo jiný)
    • Datum proplacení (vyplňuje pouze Finanční odbor)
    • Poznámky Finančního odboru
    • Příznak nedokončení (např. nutnost doložit vyúčtování zálohy)
    • U záloh možnost Finančního odboru vložit odkaz na příjem, kterým byla část zálohy vrácena.
  3. Všechny změny v žádosti musí opět být evidovány (kdo, kdy, původní hodnoty, nové hodnoty atd.)
  4. Ze žádostí musí být možnost vytvořit dva základní přehledy:
    • přehled všech žádostí za konkrétní rok (s možností vyhledávání)
    • přehled žádostí s příznakem nedokončení

Evidence příjmů

  1. Zápis příjmů na bankovních účtech může probíhat přes FIO API, nebo importem dat (např. CSV), ale rozhodně musí projít dodatečnou kontrolou v FO.
  2. Musí být možné jeden příjem rozdělit na více středisek, do více položek atd., jak to umožňují všechny účetní programy.

    Vysvětlivky:
    Někdo pošle jednou platbou členský příspěvek i dar a kolik je čeho napíše pouze do poznámky.

    Někdo pošle dar s chybným VS, ale v poznámce uvede správné určení daru.

    Někdo pošle peníze, v poznámce uvede účel, ale vůbec neuvede VS, nebo nějaký nesmysl.

    Někdo pošle peníze za členské příspěvky, ale za členy dvou různých MS nebo dokonce KS.

  3. Ke každému jednotlivému příjmu musí být možnost zapsat jméno, adresu a datum narození (u firem název a IČO) a to bude zároveň sloužit jako evidence darů.
  4. Každý příjem bude přiřazen ke konkrétní příjmové nebo výdajové položce (např. vracení přeplatků).
  5. K příjmu musí mít Finanční odbor možnost doplnit textové poznámky a připojit soubory.
  6. Každý zápis bude opět logovat veškeré provedené změny (kdo, kdy, co).
  7. Příjem bude obsahovat příznak nedokončení (viz žádosti o proplacení)
  8. Z příjmů musí být možné vytvořit přehledy podle rozpočtových položek, kapitol, v časovém období atd. Musí být možnost vyhledávání (i fulltext v poznámkách).

Interní převody

  1. Interní převody slouží k evidenci přesunů mezi účty, převody mezi rozpočtovými položkami a podobným účelům.

    Vysvětlivky:
    pokud dojde k přesunu peněz v rozpočtu, měl by se automaticky vytvořit i zápis o interním převodu.
    Při přesunu peněz mezi bankovními účty se tento zápis bude vytvářet při zápisu příjmu. (nutno ještě domyslet)

Evidence původu peněz

  1. Každý jednotlivý zápis příjmu nebo vydání a rozpočtová položka musí obsahovat příznak původu peněz. Ty jsou v podstatě tři:
    • veřejné peníze - státní příspěvky
    • účelově určené peníze (účelové dary, dotace od obcí, krajů, státu, EU)
    • ostatní peníze
  2. V závislosti na našich interních pravidlech bude nebo nebude možné přesouvat peníze různého původu do „šuplíků“ s penězi jiného původu.

Účetní dimenze

Systém by měl být schopen otagovat každou jednotlivou hromádku peněz příslušnými účetními dimenzemi - identifikátory náklad / účel / odpovědnosti atp. podle kterých bude potřeba sledovat tok peněz. Počet účetních dimenzí by neměl být fixně omezen - měl by být natahovací.

příklady dimenzí ve firmách: zakázka, středisko, stroj, statek … příklady dimenzí u pirátů: příjmová rozpočtová položka, výdajová rozpočtová položka, projekt, organizační jednotka / hospodář

Primárním cílem účetních dimenzí je vlastně umožnit podrobně rozklíčovat a sledovat tok peněz při zachování minimální počtu účtů v účetnictví.

Názor FO: Otázka je, zda to do značné míry neřeší už samotný číselník a zda potřebujeme v rozpočtu přesnost až na jednotlivé platby např. za nákup veškerých raznic k jedné plackovačce. To může přesáhnout účetní rok. Také si myslím, že ručně psané tagy v tom udělají spíše zmatek, než pořádek. Opět by tagy musely být sjednocené, definované pouze oprávněnou osobou a uživatel by si jen mohl vybírat z již existujících možností.

Evidence majetku

  1. Měla by se nahradit současná evidence majetku
  2. Evidence by měla umožňovat operativní evidenci zapůjčení, převodu na jinou organizační jednotku, zničení a ztráty věci atd.
© Piráti, 2016. Všechna práva vyhlazena. Sdílejte a nechte ostatní sdílet za stejných podmínek. Podmínky použití.